Uredsko poslovanje, spisovodstvo i upravljanje pismohranom

Uredsko poslovanje, spisovodstvo i upravljanje pismohranom

Autor/i: Goran Vojković
Recenzenti: Vjeran Strahonja i Tihomir Katulić

Vrijeme izdavanja: studeni 2018.
Uvez: meki
Broj stranica: 312
Oznaka: 811-429

II. izmijenjeno i dopunjeno izdanje

Prilog 1. Obrasci iz Uredbe o uredskom poslovanju

Prilog 2. Opći popis gradiva s rokovima čuvanja

Prilog 3. Izvod iz Pravilnika o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata 

Cijena: 140,00 kn

Naruči
* Broj primjeraka:

* Naručitelj:

* Mjesto:

* Poštanski broj:

* Adresa:

* OIB:

* Telefon:

Telefaks:

* Email:
NARUDžBE
Narodne novine d.d., Odjel prodaje knjiga i časopisa, Zagreb, Savski gaj, XIII. put 6, tel.: 01/6652-843, 6652-844, telefaks: 01/6652-828, e-pošta prodajaknjiga@nn.hr

PREDGOVOR

„Prvo izdanje ove knjige, pod nazivom »Uredsko poslovanje i spisovodstvo« rasprodano je u manje od tri godine. To govori kako je na tržištu nedostajao jedan takav priručnik. Uprav­na praksa, a i neki novi dokumenti, tražili su da drugo izdanje bitno dopunimo. No prije toga, navodimo iz predgovora Prvom izdanju:

»Stupanjem na snagu Uredbe o uredskom poslovanju 1. siječnja 2010. godine napokon je osuvremenjen sustav hrvatskoga uredskog poslovanja. Napokon, jer stara Uredba bijaše do­nesena još 1987. godine, dakle u potpuno drugim povijesnim i administrativnim okolnostima.

Nova Uredba je u odnosu na staru evolucijska – brojna pravila uredskog poslovanja predmet su prakse koja se razvijala doslovno stoljećima, i tu praksu ne treba bez dobro obra­zloženog razloga mijenjati. Stoga se onima koji su naučili raditi po staroj Uredbi nije teško prilagoditi novoj, no oprez – kroz godine mnoga javnopravna tijela su razvijala »vlastitu prak­su«, ponekad i pogrešnu, pa je »mi tako radimo« vrlo često predmet pogrešnog načina rada.

U jednom segmentu sadašnja Uredba donosi i sasvim nov sadržaj, mogli bismo reći i revolucionarnu promjenu – elektronički potpis i elektroničku ispravu. Prvi put od kada uprava uopće postoji, dakle od doba kada su se spisi zapisivali na glinenim pločicama i papirusima, moguće je uredno i pravno valjano poslovanje s ispravama koje ne egzistiraju u klasičnom, fi­zičkom obliku, već su zapisani u obliku računalnog zapisa, datoteke. U tom segmentu Uredba se uvelike naslanja na sadašnje propise o elektroničkom potpisu i elektroničkoj ispravi.

Opseg obveznika primjene Uredbe o uredskom poslovanju s godinama je sve veći. Uslo­žnjavanje sustava lokalne samouprave, decentralizacija, prenošenje javnih ovlasti na ustano­ve, pa i trgovačka društva dovelo je do toga da je uredsko poslovanje uvelike izišlo iz okvira klasične administracije i uredskih zgrada državne uprave. Stoga je i broj osoba koji barem dio svog poslovanja moraju obavljati sukladno pravilima o uredskom poslovanju širi nego ikada. U praksi to uključuje i mnoge pojedince koji tijekom redovnog školovanja nisu bili u prilici naučiti uredsko poslovanje i općenito rad sa spisima.

U praksi – uredskim poslovanjem se danas moraju baviti i oni koji se s uredskim poslo­vanjem nisu ni na koji način susretali u svom poslu, niti su razmišljali o upravnim poslovima. Broj tijela i organizacija s javnim ovlastima danas je iznimno širok. Primjerice, rješenje o priključenju na električnu mrežu je rješenje u upravnom postupku – stoga se mora donositi u sustavu uredskog poslovanja koje regulira ova Uredba, a ne u obliku poslovne korporativne korespondencije. Čak ni pravnik u takvoj organizaciji ne mora znati uredsko poslovanje – jer nije predmet koji se izučava na pravnim fakultetima u Hrvatskoj.

Ova knjiga, osim pravila uredskog poslovanja obuhvaća i osnovna pravila spisovod­stva, koje je kao vještina šire od uredskog poslovanja jer obuhvaća cjelokupnu politiku uprav­ljanja spisima u organizaciji. Hrvatska o spisovodstvu nije donosila posebna državna pravila, no prije desetak godina izrađen je Nacrt Uredbe o spisovodstvu u javnim službama, kojega smo koristili za dopunu pravila Uredbe.

Do dana zaključenja ove knjige nije donijet novi sustav klasifikacijskih oznaka, što je velika šteta. Sada se na uredsko poslovanje u Republici Hrvatskoj primjenjuje Pravilnik o jedin­stvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata još iz 1988. godine (donesen kada i stara Uredba), koji je svojim samoupravnim terminima i općenito ustrojem vlasti koji se u njemu navodi primjeren jednom sasvim drugom i davno prošlom vre­menu. Ovo svakako otežava kvalitetno rješavanje uredskog poslovanja i novi sustav klasifikaci­ja bi trebalo donijeti što prije. Posebno ovakvo stanje onemogućuje provedbu interoperabilnosti (međupovezanosti) tijela državne i javne uprave i njihovih informacijskih sustava.«

U međuvremenu – još uvijek nismo dobili novi sustav klasifikacijskih oznaka, tako da što se tiče klasifikacijskih oznaka hrvatska državna i javna uprava još uvijek »brode« u 1988. godini, sa svim posljedicama koje smo već naveli. No promijenjen je pravni okvir elektroničkog potpisa (sada se izravno koristi EU-uredba), ali je još uvijek na snazi i zastarjeli Zakon o elektroničkoj ispravi (pokušaj stvaranja pravnog okvira elektroničke isprave koji je napušten).

Dobra i važna promjena je usluga e-Građani, kojom se danas mogu na vrlo lak način dobiti izvodi iz nekih državnih matica i drugih očevidnika, pa smo stoga smatrali kako je svakako treba spomenuti u ovom priručniku.

Na kraju, priručnik sadrži i jednu novu cjelinu – upravljanje pismohranom. Po naj­kraćoj definiciji, koju na svojim stranicama drži Ministarstvo uprave: »Pismohrana je dio pi­sarnice koja obavlja poslove čuvanja i izlučivanja pismena te drugih dokumenata.« Zašto upravljanje pismohranom u ovom priručniku? Nekoliko je razloga. Prvo, praksa je pokazala da ima ozbiljnih propusta oko držanja dokumentacije u organizaciji nakon što je neki pred­met riješen, cijeli fascikli se drže po uredima, ili još gore samo odlažu u podrume. Drugo, Hr­vatsko arhivsko vijeće je donijelo »Opći popis gradiva s rokovima čuvanja«, čime je to područje vrlo detaljno uređeno, barem što se rokova tiče. I treće, no ne najmanje važno – Republika Hrvatska posljednjih godina prolazi gospodarske promjene čija posljedica je puno veća fluktu­acija radne snage nego što je bilo do sada. Službenici sve manje rade u jednoj organizaciji puni radni staž, traže se nove poslovne prilike – što je naravno pozitivno, ali podsjeća na jednu staru preporuku: »Dokumentacija mora biti napisana, a ne čuvana u glavama službenika!« Ustroj kvalitetne pismohrane, gdje će spisi biti dostupni i ako je službenik koji je radio na njima od­sutan ili na nekom drugom radnom mjestu – postaje sve važnije.

Također, kako je u međuvremenu donesena Opća uredba o zaštiti podataka, na nekim mjestima će biti naglašena potreba čuvanja podataka, jer su pravila danas bitno složenija, a kazne uvelike više nego prije nekoliko godina.

I dalje sam se vodio načelom iz predgovora Prvom izdanju: »Ova knjiga stoga ne pred­stavlja tipičnu zbirku propisa s komentarom, već se u njoj na zaokruženi i cjelovit način želi predstaviti važna materija uredskog poslovanja i spisovodstva. U nju sam, osim propisa, unio i svoja osobna iskustva rada iz državne i javne uprave, te rada na razvoju i implementaciji softvera za uredsko poslovanje te projektima interoperabilnosti u Hrvatskoj i inozemstvu.« Sada toj zbirci želim dodati i pravila i postupke rada s pismohranom.

Nadam se da će sva ta, na jednom mjestu prikupljena znanja, biti zanimljiva i korisna svima koji se ovom knjigu budu koristili.

Pravna regulativa navedena u ovom radu je od 1. rujna 2018.“ 

Goran Vojković